Zo verwelkom je een nieuwe collega

Een nieuwe werkplek is voor iedereen spannend. Of het nu je allereerste job is of je een ervaren jobhopper bent. Het is normaal dat de eerste dagen of weken op een nieuwe job overweldigend kunnen aanvoelen. Dit zijn zaken die je als teamlid kan doen om je nieuwe collega een zo vlot mogelijke start te bezorgen.

Waarom een goede start cruciaal is 

Organisaties en werkgevers die aandacht hebben voor een kwalitatieve onboarding, zien dat er een pak minder verloop is in de eerste maanden na de aanwerving. Werkplekken waar er geen tijd is om grondig kennis te maken of om zich in te werken in de materie, zullen merken dat veel nieuwe collega’s snel na hun aanwerving afhaken.  

Wanneer de eerste dagen of weken op een nieuwe werkplek een positieve ervaring zijn, maakt dat een enorm verschil op vlak van engagement, productiviteit en werkgeluk. Allemaal zaken die bijdragen aan de aantrekkelijkheid als werkgever (= de zogenaamde employer branding) van het bedrijf.  

Heel wat zéér goede redenen, dus, om als organisatie of als team voldoende tijd en energie te investeren in een goed doordachte onboarding. 

1. Bereid op tijd de praktische zaken voor 

Niets zo vervelend om op je eerste werkdag te ontdekken dat er nog geen werkplek voor jou werd vrijgemaakt, dat je e-mailadres nog moet worden aangevraagd en je computer ‘net besteld is’. Deze eerste indruk laat de nieuwe werkkracht in vertwijfeling denken: Ben ik wel welkom? Hoe chaotisch en onprofessioneel is deze organisatie? … 

Een net bureau, een computer, een lijstje met login-gegevens en eventueel visitekaartjes maken een gigantisch verschil. 

2. Een gevuld programma 

Elk teamlid heeft een druk werkschema, maar als nieuweling heb je geen idee waar te starten.  

Zorg voor een gevulde week tot twee weken: plan in de agenda van de nieuweling gesprekken in met elk teamlid, met HR en met de leidinggevende. Zo bouwt de nieuwe collega meteen connecties op en weet hij met welke issues hij bij wie terecht kan. 

Daarnaast moet een nieuw teamlid ook worden opgeleid, al was het maar over hoe je verlof aanvraagt in het interne systeem. Denk na wat de collega nodig heeft om vlot te starten en plan de opleidingen en eventuele events en meetings overzichtelijk en haalbaar in.  

Belangrijk: voorzie de eerste anderhalve dag voldoende tijd voor het inloggen van de nieuwe collega in alle systemen en het mailprogramma. En voor het doornemen van belangrijke bedrijfsinformatie. 

3. Een rondleiding over alles-behalve-werk 

Als nieuwe werkkracht tast je volledig in het duister over de gewoonten op je nieuwe werkplek. Zo heb je bijvoorbeeld geen weet over ongeschreven dresscodes, of het de gewoonte is om een lunchpakket mee te nemen, of er gezamenlijke onofficiële koffiepauzes zijn, of er op vrijdag collectief frietjes worden besteld, en zo verder.  

Ook heb je als nieuwe collega geen idee over de indeling en faciliteiten in het gebouw: waar zijn de toiletten? Waar staan de koffiemachines? Hoe kan je een document printen? Bij wie haal je kantoormateriaal? 

Bundel dit soort voor de hand liggende weetjes en stop ze in de onboarding map. Maak zelf enkele uren vrij op de eerste dag van je collega en voorzie een rondleiding door het gebouw. Zo vermijd je dat de nieuweling constant vragen moet stellen over dergelijke voor de hand liggende zaken. 

4. Mailtje vooraf 

Het is supersympathiek om de week vooraf een informeel mailtje te sturen naar je nieuwe collega met enkele praktische zaken. Waar en wanneer moet de collega zich aanmelden en hoe zal de dag er ongeveer uitzien? 

Over de dresscode en de boterhammendoos kan in dat mailtje alvast de basics meegeven: Maak je geen zorgen over ‘wat moet ik aan’ of ‘breng ik een lunchpakket mee’. Bij ons zit het zus of zo. [insert: hoorbare opluchting én eeuwige dankbaarheid bij de nieuwe collega.] 

5. Stel het team voor 

Tijdens de sollicitatie kreeg de medewerker al een idee over de werking en het team, maar vermijd misverstanden of veronderstellingen en leg de opbouw en werking van de organisatie of het team nog eens grondig uit.  

Verduidelijk ieders rol en verantwoordelijkheden, inclusief de rol die de nieuweling zal gaan vervullen. 

6. Lunch of event? 

Organiseer je een gezamenlijk lunchmoment op de eerste dag of in de eerste week? Vindt er een event plaats waar de nieuwe medewerker aanwezig moet zijn? Informeer vooraf zeker naar de eetgewoonten van je nieuwe collega. Niets zo zenuwslopend dan een lunch met wildvreemde nieuwe collega’s waar je een goede indruk bij wil maken, terwijl je allergisch bent aan de voorziene pasta- of broodjeslunch.  

7. Een mentor of buddy 

Een vaste mentor kan een enorme meerwaarde zijn voor een snelle inwerking van een nieuwe medewerker. Dit kan een inhoudelijke mentor zijn die de opleiding van de medewerker verzorgt en met wie de collega close samenwerkt aan projecten. Maar het kan ook een teamlid zijn bij wie de nieuwe medewerker eerder aanklopt met praktische vragen en twijfels. 

Zin gekregen om de onboarding uit te testen bij een nieuwe werkgever? Rep je hier naar een nieuwe job.