Quand on démarre un nouveau travail, on est toujours un peu nerveux·se. Qu'il s'agisse d’un premier emploi ou de l’énième d’un long CV. Les premiers jours ou premières semaines dans une nouvelle fonction, on se sent parfois submergé, et c'est bien normal. Voici ce que vous pouvez faire pour aider un·e nouveau·elle collègue à prendre un bon départ.
Pourquoi un bon départ est crucial
Les organisations et employeurs qui investissent dans une intégration qualitative constatent beaucoup moins de départs dans les premiers mois après l’embauche. À l’inverse, ceux qui considèrent qu’apprendre à bien se connaître ou se familiariser avec la matière est une perte de temps verront de nombreux nouveaux collègues partir après leur embauche.
Quand les premiers jours ou semaines dans un nouveau lieu de travail sont vécus de manière positive, cela fait une énorme différence en termes d’engagement, de productivité et de plaisir à travailler. Tous ces facteurs contribuent à l’attractivité de l’employeur, ou autrement dit, son employer branding.
Autant de bonnes raisons d’investir du temps et de l’énergie dans un onboarding réfléchi, en tant qu’organisation ou équipe.
1. Préparez les aspects pratiques à temps
Rien de pire que de découvrir, le premier jour, qu’aucun poste de travail n’a encore été préparé, que votre adresse e-mail n’a pas encore été créée et que votre ordinateur « vient d’être commandé ». Cette première impression suscite bien évidemment des questions auprès de la nouvelle recrue : Est-ce qu’on a vraiment envie de m’accueillir ici ? Est-ce que ceci en dit long sur l’organisation chaotique et le manque de professionnalisme au sein de cette organisation ? …
Un bureau propre, un ordinateur, une liste de données de connexion et éventuellement des cartes de visite : ce sont des indispensables, dès le premier jour.
2. Un programme bien rempli
Si chaque membre de l’équipe a un agenda chargé, un·e nouveau·elle collègue ne sait pas par où commencer.
Prévoyez de quoi remplir ses deux premières semaines : planifiez des entretiens avec chaque membre de l’équipe, avec les RH et avec le/la manager dans son programme. De cette façon, le/la nouveau·elle collègue peut lancer son réseau et sait qui contacter pour quel type de problème.
En outre, il faut prévoir une formation pour ce nouveau membre de l’équipe : sur le contenu de son travail, mais aussi sur des aspects pratiques comme la procédure de demande de congés. Réfléchissez à ce dont le/la collègue a besoin pour bien démarrer et planifiez des formations, d’éventuels événements et des réunions, de manière claire et réaliste.
Important : prévoyez suffisamment de temps le premier jour et demi pour aider votre nouveau·elle collègue à se connecter à tous les systèmes et au programme e-mail. Sans oublier un passage en revue des informations importantes liées à l’entreprise.
3. À ne pas oublier : les us et coutumes
En tant que nouvel employé·e, on ignore tout des habitudes de son nouveau lieu de travail. Par exemple, on ne connaît pas les codes vestimentaires officieux, on ne sait pas si les gens ont l’habitude d’apporter leur casse-croûte, s’il y a des pauses-café informelles, si l’équipe a l’habitude de commander des frites le vendredi, et ainsi de suite.
En outre, un·e nouveau·elle collègue n’a aucune idée de l’aménagement et des facilités du bâtiment : où sont les toilettes, par exemple ? Les machines à café ? Les imprimantes ? Où peut-on se procurer des fournitures de bureau ?
Regroupez ces infos pratiques et intégrez-les dans le dossier d’onboarding. Libérez quelques heures le premier jour de votre collègue et prévoyez une visite de l’immeuble. De cette façon, vous évitez que le nouveau venu doive constamment poser des questions sur des choses évidentes.
4. E-mail d’introduction
Envie de faire un geste sympa pour votre nouveau·elle collègue avant même son arrivée ? La semaine avant son arrivée, envoyez-lui un e-mail informel avec des infos pratiques. Où et quand doit-elle/il s’annoncer et à quoi ressemblera sa première journée ?
Fournissez éventuellement quelques infos sur le code vestimentaire et le lunch dans cet e-mail : Ne t’inquiète pas pour ta tenue ni pour ton casse-croûte. Chez nous, ça se passe comme ça : … [*Soupir de soulagement et gratitude éternelle de la part du/de la nouveau·elle collègue*]
5. Présentez l’équipe
Au cours de la procédure d’embauche, l’employé·e a déjà pu se faire une idée du fonctionnement de l’équipe. Mais évitez les malentendus ou les hypothèses : réexpliquez en détail la structure et le fonctionnement de l’organisation et/ou de l’équipe.
Clarifiez les rôles et responsabilités de chacun, y compris ceux de la nouvelle personne.
6. Lunch ou événement ?
Vous organisez un lunch avec l’équipe, le premier jour ou la première semaine ? Il y a un événement où la/le nouveau·elle employé·e doit être présent·e ? Veillez à vous renseigner à l’avance sur ses habitudes alimentaires. Rien de plus stressant qu’un lunch avec de nouveaux collègues auprès de qui on veut faire bonne impression, alors qu’on est allergique aux pâtes ou aux sandwiches prévus.
7. Un mentor ou buddy
Un mentor fixe peut apporter une grande valeur ajoutée quand il s’agit d’intégrer efficacement un·e nouveau·elle employé·e. Il peut s’agir d’un mentor ‘technique’, qui assure la formation de l’employé·e et avec qui elle/il sera amené·e à collaborer de près sur des projets. Ou tout simplement d’un membre de l’équipe qui pourra répondre aux questions pratiques.
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