Rommelige bureaus bezaaid met stapels papier, kleurrijke post-its en foto’s van je kroost hebben hun beste tijd gehad. Het nieuwe werken luidde namelijk de komst in van het cleandeskprincipe: een opgeruimde werkplek, waar je elke dag aan een ander bureau werkt. Goed voor de productiviteit volgens de een, ietwat onpersoonlijk en misschien zelfs wat onpraktisch volgens de ander. Wij vroegen enkele cleandeskers hoe het nu écht zit. En noteerden meteen ook hun best practices … voor het geval we ooit zelf aan het opruimen zouden slaan.
Clean desks en het nieuwe werken
Je uurtjes doen van 9 tot 5, steeds aan hetzelfde bureau, met een archiefkast vol dossiermappen binnen handbereik. Zo ging het er vroeger op menig werkvloer aan toe, maar dankzij de digitalisering kan je vandaag altijd en overal werken. In veel organisaties betekent dit dat mensen af en toe een dagje mogen thuiswerken. Maar sommige bedrijven gaan nog een stapje verder en vullen het concept ‘plaatsonafhankelijk werken’ in met flexibele werkplekken op de werkvloer zelf. Daarbij kiezen werknemers elke dag een ander bureau uit, dat ze ’s avonds netjes opgeruimd achterlaten. Vaak kaderen clean desks in een bredere policy rond flexibel werken.
“Dat beleid is vastgelegd in ons arbeidsreglement”, zegt Joris Bouve, crisismanager bij de Vlaamse overheid en ambassadeur voor zijn departement – Kanselarij en bestuur – bij de uitrol van het nieuwe werken. “Clean desk is er één aspect van, maar het gaat veel verder dan dat. We kiezen zelf waar en wanneer we werken: thuis, op verplaatsing of op kantoor. We hoeven ook niet per team samen te zitten. In functie van onze voorkeuren of onze taken kiezen we uit verschillende werkzones: een stille plek voor werk dat concentratie vereist, een actieve zone, of iets ertussenin.”
Opruimen, een kwestie van gewoonte
Een cleandeskbeleid gaat dus vaak samen met meer flexibiliteit, al betekent het ook meer opruimwerk. Dat vindt bijvoorbeeld Kristof, een IT’er die in de financiële sector werkt: “Het voordeel is dat je bureau niet vol rommel en onafgewerkt werk blijft liggen. Maar je moet wél elke dag opruimen.”
Volgens Candida Wozniak, regionaal verpleegkundig coördinator bij Groep IDEWE, is dat laatste echter een kwestie van gewoonte. Ze is verantwoordelijk voor een team van 19 verpleegkundigen die maximaal één dag per week op kantoor werken. Acht maanden geleden voerde ze het cleandeskprincipe in voor haar team. “In het begin vonden sommigen dat moeilijk, nu is het een gewoonte die zichzelf in stand houdt. Vroeger waren er weleens discussies omdat mensen eerst de rommel van de vorige collega moesten opruimen. Door de invoering van clean desks is dat probleem nu opgelost.”
Minder rommel, minder stress
Het is meteen ook een van de grote voordelen die werknemers ervaren: minder rommel zorgt voor meer mentale rust. “Vroeger gold: hoe hoger de stapel papier op je bureau, hoebelangrijker je leek”, zegt Eddy De Pauw, die als verantwoordelijke facilitair ruimtebeheer nauw betrokken was bij de invoering van het cleandeskprincipe bij KBC. “Maar wil je een rustige werkomgeving, dan is opruimen de eerste stap. Vrijwel alles kan vandaag digitaal, waardoor je spullen zoals nietjesmachines of paperclips niet meer nodig hebt. Werknemers hebben bij ons lockers om persoonlijke spullen in op te bergen, maar het valt op dat die steeds minder gebruikt worden. Zelfs kasten blijven steeds vaker leeg of verdwijnen.”
Ook Joris Bouve zag bij zijn collega’s weinig weerstand tegen de invoering van clean desks. “We zijn kenniswerkers en deden voordien al veel digitaal. En de teams die wel nog met papier werken, hebben nog steeds makkelijk toegang tot hun archief.”
Al zijn er wellicht profielen die misschien minder baat hebben bij een clean bureau? “Bijvoorbeeld bij onze creatieve ontwerpers zie je iets vaker dat er zaken blijven rondslingeren”, beaamt Eddy De Pauw. “Dat zijn echter nooit persoonlijke spullen, maar bijvoorbeeld affiches of brochures. Die hangen ze ook op aan de muur, wat dan weer een aparte sfeer creëert.”
Geen eigen werkplek
Een beetje gezelligheid is natuurlijk niet verkeerd. Dat vinden ook sommige administratieve profielen. Want te grondig opgeruimd kan ook weleens te clean worden. “Ik breng minstens 8 uur per dag op mijn werk door”, getuigt Linda, die werkt als ambtenaar. “Dan mag je toch een beetje een eigen plekje hebben dat je inricht zoals jij dat wilt.”
Toch staat opgeruimd niet per se voor onpersoonlijk, vindt Candida Wozniak. “Door de gemeenschappelijke ruimte in te richten met planten of foto’s van teambuildings, creëer je ook sfeer. Eddy De Pauw bevestigt: “In samenspraak met de diensten zorgen we voor een inrichting met cosy corners, brainstormruimtes, collaboration ruimtes, originele aankleding, ronde tafeltjes, zeteltjes, … We gaan daar niet te ver in – bij ons zie je geen glijbanen zoals bij Google – maar er is wel een en ander bespreekbaar.”
“Als preventiedienst schenken we bovendien extra veel aandacht aan ergonomie”, vult Candida aan, “Onze flexwerkruimte is uitgerust met verstelbare bureaustoelen, in de hoogte verstelbare (sta)bureaus, laptopstands, externe muizen en toetsenborden, kabelgoten, … Een gezonde werkhouding en -omgeving is belangrijk, ook voor flexwerkers.”
Enkele tips om de clean desk-methode efficiënt toe te passen
- Bricks, bytes en behaviour
“Clean desk maakt bij ons deel uit van een nieuwe manier van werken, die mensen toelaat flexibeler en zelfstandiger te werken”, zegt Joris Bouve. “Dat vraagt om een andere mindset. Daar moet je mensen in meekrijgen, zodat ze er de voordelen van inzien. Het is niet alleen een kwestie van bricks en bytes – de kantooromgeving en de IT-infrastructuur – maar ook van behaviour.”
- Informeren en overleggen
Mensen grondig informeren over de nieuwe aanpak is altijd de eerste stap als je veranderingen doorvoert. Om iedereen mee te krijgen in het cleandeskverhaal, kan je bijvoorbeeld werken met ambassadeurs: niet-leidinggevenden bij wie mensen terechtkunnen met hun vragen en bezorgdheden. “Je krijgt mensen veel sneller mee als ze voelen dat er naar hen geluisterd wordt”, zegt Eddy De Pauw. “Ambassadeurs spelen dus een belangrijke rol, net als infosessies en kick-offmeetings.” Joris Bouve bevestigt: “Afspraken over wat wel en niet kan in bepaalde zones maakten we in team. Zo voelt iedereen zich betrokken bij de nieuwe manier van werken.”
- Iedereen heeft een voorbeeldrol
“Rommel trekt rommel aan”, vindt Candida Wozniak. “In een cleandeskomgeving houdt iedereen zich dus het best aan de afspraken. Kabels in het kabelgootje, kasten sluiten, niet te luid telefoneren in de gemeenschappelijke werkruimte. Na een tijdje wordt dat een automatisme, maar in het begin moet je elkaar misschien wat op weg helpen. En zelf het goede voorbeeld geven, natuurlijk, ook als manager.”
Ontvang onze nieuwsbrief vol tips en boeiende artikels
Wil jij graag op de hoogte blijven van het laatste carrière-advies? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief en ontvang wekelijks nuttige tips voor je carrière.