Als HR-afdeling vorm je hét aanspreekpunt voor alle medewerkers. Ze contacteren je op momenten dat ze voor een belangrijke beslissing staan. Het is dus van groot belang om elke vraag duidelijk te beantwoorden of om de persoon gericht door te verwijzen. Maar welke vragen kan je verwachten? Moet je elke vraag persoonlijk beantwoorden? Of bestaan er efficiëntere oplossingen? We vragen het aan Karina Volkhemer, die na jaren internationale HR-ervaring nu HR manager is bij StepStone Belgium. Wat blijkt: heldere communicatie is alles!

Inhoudstafel

• Vragen over verlof

• Vragen over evaluatiegesprekken

• Vragen van internationale medewerkers

• Vragen bij het onboarden

• Vragen over thuiswerken

• Vragen over tijdelijke werkloosheid naar aanleiding van corona

Vragen over verlof

Dé meest gestelde vragen vanuit het personeel zijn vragen over alle mogelijke vormen van verlof. Thematische verloven, bevallingsverlof, ouderschapsverlof, tijdskrediet, vakantierechten, vakantiedagen, berekeningen rond vakantiegeld en herberekeningen, … .

“Het loont de moeite om je als HR-medewerker te verdiepen in alle bestaande verlofstelsels, en om veranderingen op dat vlak goed op te volgen. Het is een must om algemene verlof-informatie op het intranet te plaatsen. Zo zorg je ervoor dat mensen zich eerst goed informeren en dan pas naar je toe komen met heel concrete vragen over hun persoonlijke situatie,” raadt Karina Volkhemer aan.

Vragen over evaluatiegesprekken

Komen de jaarlijkse evaluatiegesprekken er aan? Dan kan je je op de HR-dienst verwachten aan vragen rond dat thema. Vaak willen medewerkers verduidelijking over het evaluatiesysteem en over de gevolgen van evaluaties.

“Het is een goed idee om het evaluatiesysteem pro-actief te presenteren aan alle medewerkers en om dit regelmatig te herhalen – bijvoorbeeld op het moment dat de gesprekken eraan komen. Leg goed uit hoe je evalueert en waarom,” zegt Volkhemer, “daarnaast voorzie je trainingen voor de managers. Zij moeten het evaluatiesysteem tot in de puntjes kennen en leren hoe ze hun team correct evalueren.”

Vragen van internationale medewerkers

Heeft jouw bedrijf internationale medewerkers die in België komen wonen en werken? Verdiep je dan in de regelgeving rond work permits. Het is ook aangewezen om voor deze newbie-Belgen een informatiebundel te voorzien waarin staat hoe in België de sociale zekerheid, gezondheidszorg en belastingen geregeld zijn, en vooral: waar ze terecht kunnen met specifieke vragen rond deze thema’s.

Vragen bij het onboarden

Tijdens de onboarding toon je nieuwe medewerkers waar je als bedrijf voor staat en hoeveel waarde je aan medewerkers hecht. Nieuwe medewerkers stellen tijdens het sollicitatiegesprek vaak vragen over de bedrijfscultuur, maar ook over de strategie van het bedrijf en welke rol de medewerker zal spelen in het bereiken van bedrijfsdoelen.

“Een nieuwe medewerker leert het bedrijf al wat kennen via de employer branding, maar de onboarding vormt de echte ‘eerste indruk’,” bevestigt Volkhemer. “Zorg voor een mooi traject, waarin de kersverse medewerker ondergedompeld wordt in de firma: de afdeling, het team en de inhoud van de functie. Maar ook een kennismaking met de historiek, de opbouw van het bedrijf, het managementsysteem en het mogelijke carrièrepad binnen de firma zijn elementen van een goede onboarding. Een goed onboardingtraject zorgt voor geëngageerde medewerkers en minder verloop.”

Vragen over thuiswerken

Wanneer thuiswerk nog niet structureel ingebed zit in de organisatie, blijkt ook dit een thema waar erg veel medewerkers mee zitten. Is de vraag naar thuiswerk écht hoog, dan kan je als HR-dienst dit signaal doorspelen aan het management.

“Sommige firma’s staan niet zo enthousiast tegenover thuiswerk. Ze argumenteren dat teams die samen iets moeten creëren best fysiek samen zitten. En dat is natuurlijk waar,” zegt Volkhemer. Toch voegt ze eraan toe: “De vraag is hoe gemotiveerd en gefocust je medewerkers nog zijn als ze de combinatie pendelen-werk-gezin nog nauwelijks gebolwerkt krijgen. Wanneer mensen een goede balans ervaren tussen werk en privé, zijn ze een pak minder gestrest. Het loont dus zeker de moeite om thuiswerk in een structureel systeem te gieten. Dat hoeft goed teamwork niet in de weg te staan.”

Vragen over tijdelijke werkloosheid naar aanleiding van corona

Heel wat bedrijven moesten omwille van de coronacrisis (een deel van) hun personeel op tijdelijke werkloosheid plaatsen. De onzekere situatie zorgde ervoor dat het op elke HR-dienst vragen regende.

“Hét sleutelwoord om een crisissituatie als deze goed aan te pakken is: communicatie,” zegt Volkhemer. “Zelf hebben we aan al het personeel gepresenteerd wat we gingen doen, wat dat zou betekenen voor hen en waarom we dit deden. Daarnaast maakten we een uitgebreide Q&A die druk geraadpleegd werd. Natuurlijk zorgden we ook voor de persoonlijke berekeningen van ieders situatie.

Bij grote veranderingen – denk maar aan de terugkeer naar kantoor – zorgden we telkens voor een presentatie vanuit onze diensten. Kleinere nieuwtjes brieften we grondig aan de lijnmanagers. Zij deelden die met hun teams tijdens dagelijkse stand-ups. Voor managers zorgden we vanuit HR voor aparte info en richtlijnen waardoor ze er vanop afstand in slaagden hun team efficiënt aan te sturen. Ook waakten we erover dat niemand van onze medewerkers geïsoleerd raakte. Goede, duidelijke communicatie bleek keer op keer de oplossing,” besluit Volkhemer.