Wat doet een Office Manager?

Wat doet een Office Manager?

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor de organisatie op kantoor. Binnen sommige bedrijven wordt deze functie ook wel directiesecretaresse of directiesecretaris genoemd, maar veel taken zijn hetzelfde. Zo moet je bijvoorbeeld het management kunnen ondersteunen.

Office Management is daarnaast het aanspreekpunt voor de medewerkers, maar ook verantwoordelijk voor administratieve en facilitaire taken, zoals bijvoorbeeld het voorraadbeheer van kantoor. 

Vind hier jobs als Office Manager

Office Manager is een veelzijdige functie, die door iedere organisatie iets anders wordt ingevuld. Bij het zoeken naar vacatures kun je dan ook verschillende informatie vinden. Maar de volgende taken vind je bijna in iedere taakomschrijving:

• Voorraadbeheer: de inkoop van kantoorartikelen en de budgetten en administratie daarvan.
• Communicatie: afhandelen van inkomend telefoon- en e-mailverkeer en het uitwerken van brieven en memo’s.
• Leidinggeven: vaak stuurt een officemanager één of meerdere secretaresses aan.
• HR: aanspreekpunt voor medewerkers, maar vaak handel je ook een deel van de personeelsadministratie af.
• Administratie: het beheer van de agenda en archief, maar ook notuleren van vergaderingen. 

Sabrina Franchini

Leeftijd:
52 jaar

Functie:
Office manager bij een spin-off van de Europese Commissie

Sinds:
Januari 2018

Vorige job:
Personal Assistant van de CEO Benelux en Frankrijk bij DHL Global Forwarding, freelance Management Support

Opleiding:
Secundair onderwijs

 

Wat houdt je job precies in?

“Sinds januari 2018 vervul ik de functie van Office Manager bij een spin-off van de Europese Commissie. Voordien was ik 25 jaar lang Personal Assistant van de CEO Benelux en Frankrijk bij DHL Global Forwarding, tot ik na een reorganisatie besloot om als freelanceconsultant aan de slag te gaan. Ik werk dus telkens voor andere klanten.”

“Als Office Manager ben ik verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatie op kantoor. Dat omvat facilitymanagement – alles wat te maken heeft met het gebouw, van de werking van het aircosysteem tot de kopieermachine – allerlei administratieve taken, aankoop en openbare aanbestedingen, logistieke ondersteuning bij externe events maar ook HR-gerelateerde taken.”

“Selectieprocedures volg ik bijvoorbeeld op vanaf de lancering van de vacature, het opbellen van kandidaten, de assessments en interviews tot en met de opmaak van het contract. Er zijn ook twee mensen die rechtstreeks aan mij rapporteren: de receptioniste en één administratief medewerker.”

Waarom koos je voor deze job, wat trekt je er het meest in aan?

“Ik ben er ooit ingerold, want eigenlijk wilde ik tolk worden. Daarvoor volgde ik twee jaar een opleiding aan de universiteit, maar die studies heb ik nooit afgemaakt. Dankzij mijn goede talenkennis kon ik wel starten als Personal Assistant en ik voelde al snel dat die job me heel erg lag. Ik kon zo veel leren en kreeg ontzettend veel kansen.”

“Als Office Manager leer ik vandaag nog steeds bij. HR-procedures opvolgen en interviews afnemen was bijvoorbeeld compleet nieuw voor mij. Ik moest zaken zelf uitzoeken, maar de druk om mijn werk hoe dan ook op tijd klaar te krijgen vind ik extra motiverend. Dat soort uitdagingen is wat me het meest aantrekt in mijn job. Ze geven me positieve stress en daar hou ik van.”

Zijn er ook aspecten die je minder liggen?

“Die heb je in elke job, denk ik, ook bij office management. Heel routineuze of monotone taken doe ik bijvoorbeeld wat minder graag, maar ze horen er nu eenmaal bij.”

Wat moet je kunnen als Office Manager?

“Je moet flexibel zijn, zelfstandig kunnen werken en goed weten wat je aan het doen bent en waarom. Zelf zien wat er moet gebeuren ook, vlot kunnen multitasken en goed met mensen kunnen omgaan.”

“Als Office Manager ben je het centrale aanspreekpunt, collega’s komen bij mij aankloppen voor van alles en nog wat: omdat ze de koffiefilters niet vinden, of het papier van de kopieermachine, …”

“Daarnaast moet je hands on zijn – werkt de verlichting niet, dan zorg ik ervoor dat iemand de lamp meteen komt vervangen – en natuurlijk ook stressbestendig.”

Laat je job een evenwichtige balans tussen werk en privé toe?

“Ik heb geen kinderen en heb ervoor gekozen om volledig voor mijn carrière te gaan. Dat ik voortdurend mijn smartphone bij de hand heb is dan ook mijn eigen keuze. Ik ben graag een betrokken werknemer en voel me graag een deel van het bedrijf. Dat kan voor mij alleen als ik continu bereikbaar ben. Maar zoals ik al zei, dat is mijn keuze.”

“Natuurlijk kan je deze job ook combineren met een gezin. Ik start mijn werkdag rond halfnegen, werk tot zes à zeven uur en één dag per week – op vrijdag – werk ik thuis.”

Wat is je toekomstdroom op professioneel vlak?

“Ooit in de Formule-1-wereld werken is een droom van mij: als officemanager, eventmanager, pr-verantwoordelijke, … om het even wat. Ik ben gek op racewagens en mocht al enkele keren meerijden als copiloot. Die adrenaline, heerlijk!”

Wat is het beste carrièreadvies dat je anderen kan meegeven?

“Geloof in jezelf en in je dromen, en laat je door anderen niet wijsmaken dat je die dromen niet kan bereiken. Ga ervoor, leer, luister en werk aan je netwerk.