Slimme reboarding na corona: 7 tips voor een warm welkom aan uw medewerkers

Het is zover: na een wekenlange periode van strenge lockdownmaatregelen startten heel wat bedrijven hun activiteiten opnieuw op. Steeds meer werknemers kiezen ervoor om enkele dagen per week op kantoor aanwezig te zijn. Eindelijk een blij weerzien met de collega’s!

Welke acties kunt u als leidinggevende, hr-manager of -medewerker ondernemen om uw collega’s een warm welkom aan te bieden? Hoe moedigt u hen aan om opnieuw in het oude werkritme te komen, zonder hen te overbelasten? Hoe vindt u samen een gezonde mix van kantoor- en thuiswerk? Kortom: hoe pakt u een slimme reboarding aan?

1. Organiseer een collectief reboardingmoment

Als het praktisch haalbaar is om alle medewerkers in uw afdeling op hetzelfde moment op de werkvloer te verzamelen, dan kunt u een verrassend en informeel event in elkaar boksen waar de collega’s gedachten en emoties kunnen uitwisselen over de voorbije ingrijpende lockdownperiode. Tegelijk is het een goed idee om een korte motivatiespeech te laten geven door het management of de directie. Dit zorgt voor extra enthousiasme en sluit een periode van verplicht thuiswerken officieel af.

U kunt dit onthaalevent uiteraard ook virtueel lanceren (al is de positieve impact ervan dan wat minder sterk) als het voorlopig moeilijk is om alle collega’s samen op de werkplek te laten starten.

2. Plan individuele reboardinggesprekken in

Naast een gezamenlijk reboardingmoment is het nuttig om als leidinggevende of hr-manager een individueel gesprek met elke medewerker in te plannen. Hoe kijkt de collega terug op de voorbije verwarrende periode? Wat heeft hij gemist, en wat niet? Waar maakt(e) hij zich zorgen over? Wat leerde hij de voorbije weken over zichzelf en de organisatie? Welke aanbevelingen of tips kan hij geven voor de samenwerking na corona?

Op basis van de feedback die u via alle collega’s verzamelt, kunt u efficiënte maatregelen nemen om het welzijn op de werkplek te verbeteren en om vastgeroeste werkprocedures opnieuw gesmeerd te doen lopen.

3. Lanceer nieuwe rituelen

Rituelen op het werk geven een boost aan de bedrijfscultuur. Maar de coronacrisis zorgt voor een ‘reset’ van sommige rituelen. Elkaar begroeten op de werkvloer is zo’n voorbeeld. Dit ritueel (belangrijk voor de groepscohesie) zult u moeten herdenken. En wat met informele gesprekken aan de koffieautomaat? Het wordt een uitdaging om deze gezellige pauzemomenten goed te combineren met de (letterlijk) afstandelijke spelregels op het vlak van physical distancing en arbeidshygiëne.

Nog een belangrijk ritueel: hoe spreken we elkaar aan als we ons niet houden aan de nieuwe regels? Ga samen met uw collega’s op zoek naar een positieve manier om dit aan te pakken. Dit zorgt ervoor dat collega’s elkaar op een correcte manier durven aan te spreken als het nodig is.

4. Geef ruimte aan emoties en verhalen

Voor heel wat medewerkers is er veel veranderd, zowel op het werk als thuis. Sommige van hen gaan vlot om met deze veranderingen, maar er zijn ook collega’s voor wie een luisterend oor meer dan welkom is. Ook in het bedrijf of de organisatie zelf zijn er wellicht ingrijpende wijzigingen op het vlak van kantoororganisatie, productieprocessen en/of dienstverlening. En soms moesten collega’s het bedrijf definitief verlaten. Maak ruim tijd vrij – zowel bij de opstart van de werkzaamheden als erna – voor het delen van verhalen en emoties. Dit draagt bij tot een grotere verbondenheid en teamspirit in de afdeling of organisatie.

5. Maak komaf met (vastgeroeste) gewoontes

Een van de positieve gevolgen van de verplichte lockdownmaatregelen is de definitieve doorbraak van het ‘Nieuwe Werken’. Telewerken, virtuele vergaderingen en online communicatiekanalen zorgden ervoor dat we samen een pak efficiënter aan de slag gingen. De (bedrijfs)wagen bleef in de garage, de verkeersfiles losten op. Digitalisering heeft een enorme boost gekregen.

Hoe behoudt u de voordelen van deze digitale manier van werken? Hoe combineert u ze met de meerwaarde van face-to-face-contacten? Het wordt alleszins een boeiende oefening om als team te beslissen met welke elementen jullie doorgaan na de lockdown. Maak gebruik van dit momentum om sommige gewoontes – die niemand miste – definitief overboord te kieperen.

6. Laat thuiswerken op de agenda staan

We trappen een open deur in met de stelling dat telewerken vanaf nu definitief doorgebroken is in bedrijven en sectoren waar dit praktisch haalbaar is. Thuiswerk zit niet langer in een experimentele fase. Vele werkgevers beseffen hoeveel tijdswinst en extra efficiëntie dit oplevert. Maak met uw collega’s duidelijke afspraken over hoe het team het komende jaar omgaat met remote working. Hoeveel dagen per week worden medewerkers op de werkvloer verwacht? Welke inspraak krijgen zij om hierover zelf te beslissen? Welke gevolgen heeft dit voor werkplanningen en overlegmomenten? En wat betekent dit voor de arbeidsvoorwaarden?

7. Stel opnieuw prioriteiten

De impact van de coronacrisis op de economische conjunctuur is zeer ingrijpend. Bovendien is het bang afwachten hoe de conjunctuur de komende maanden en jaren zal evolueren. In uw bedrijf en organisatie moeten doelstellingen en strategieën ongetwijfeld grondig bijgestuurd worden. Hoe staat uw organisatie er momenteel voor? Op welke producten en diensten moet de focus (blijven) liggen? Hoe kunnen werknemers hieraan bijdragen? In het kader van een positieve employee experience is het cruciaal dat u werknemers bij deze processen betrekt. Dit verhoogt hun betrokkenheid en creëert een groot draagvlak om nieuwe prioriteiten succesvol op de agenda te zetten.

Met deze tips maakt u als werkgever grondig werk van een succesvolle postcorona reboarding van uw werknemers. Na de kille lockdownmaatregelen is het opnieuw tijd voor een warme, veilige en aangename werksfeer in uw bedrijf of organisatie. Op die manier voelen collega’s zich welkom en gaan ze met volle ‘goesting’ verder aan de slag.