Stop de meetingmarathon: 7 tips om efficiënt te vergaderen
Vergaderingen: niemand houdt ervan. Ze duren te lang, leiden vaak tot niets en vreten energie. Toch doen we het allemaal… en massaal op de verkeerde manier. Wil je het tij doen keren? 7 gouden tips voor vergaderingen die werken.
Stel het nut in vraag
Vergaderen neemt heel wat tijd in beslag. Volgens een studie van UGent vergaderen Vlaamse werknemers gemiddeld 3,8 uur per week. Dat vertaalt zich naar een stevige loonkost. Prima als je vergadering ook nuttig is, maar daar wringt het schoentje. Volgens dezelfde studie van UGent vond slechts de helft van de respondenten hun laatste meeting ook echt noodzakelijk. Zonde van de tijd én het budget. Dagen die volgestouwd worden met vergaderingen worden bovendien als stressvol ervaren. Stel jezelf vooraleer je het zoveelste vergaderverzoek verstuurt dus eerst even de vraag of de meeting écht nodig is.
Beperk je tot zeven mensen
Vergaderen met een grote groep werkt niet. Je krijgt te maken met het zogenaamde bystander effect: hoe meer mensen bij elkaar staan, des te minder verantwoordelijk ze zich voelen. Met andere woorden: de kans is groot dat steeds dezelfde mensen het woord voeren en de rest mentaal afhaakt. Een vergadering bestaat idealiter uit maximaal zeven mensen. Moet je toch met meer vergaderen? Splits de groep dan op in kleinere subgroepjes.
Offline of online? Kies bewust
Een vergadering die inzoomt op waaromvragen of tot beslissingen moet leiden plan je het best fysiek in. Voor grondiger denkwerk moet je in elkaars ogen te kunnen kijken. Ook creatieve meetings en brainstormsessies plan je het best fysiek in. Maar voor praktische overlegmomenten – over hoe, wat, waar en wanneer – hoef je echt niet in de file te gaan staan. Zo’n korte meetings kunnen perfect online gebeuren. Tip: vraag in een onlinemeeting iedereen om het geluid aan te zetten. Door te muten plaatsen deelnemers zichzelf buiten de vergadering en voelen ze zich minder betrokken.
Houd het kort
Korte vergaderingen zijn doorgaans efficiënter dan lange vergadersessies. Meetings die langer dan een uur duren, doen deelnemers afdwalen. Stel een duidelijke agenda op en wijs aan ieder agendapunt een concrete tijdsduur toe. Zo vermijd je dat er te lang doorgepraat wordt over één punt. Zet maximaal vijf agendapunten op de planning. Dat laat voldoende ruimte voor een opening én een slot.
Tip: Staand vergaderen doet deelnemers sneller to the point komen en zou de vergadertijd met maar liefst een derde verkorten. Een slimme manier om efficiënt te vergaderen én goed voor de gezondheid. Winwin!
Stel een timekeeper aan
Start de meeting op het afgesproken tijdstip. Dat toont waardering voor stipte deelnemers en stimuleert laatkomers om de volgende keer op tijd te komen. Stel een timekeeper aan die bewaakt dat de vergadering niet uitloopt. Geraken bepaalde agendapunten maar niet uitgeklaard? Laat de meeting niet eindeloos uitlopen. Prik liever een volgend moment om knopen door te hakken.
Verwacht een duidelijke voorbereiding
Niets zo inefficiënt als deelnemers die onvoldoende voorbereid naar de vergadering komen. De oplossing? Maak van een goede voorbereiding een harde regel en wees niet bang om in te grijpen wanneer iemand zich hier niet aan houdt. Een goede voorbereiding is een blijk van respect voor de tijd van anderen en helpt ervoor zorgen dat vergaderingen efficiënter verlopen.
Evalueer
Neem op het einde van de vergadering even tijd om de vergadering te beoordelen. Laat elke deelnemer anoniem zijn score geven. Hoe efficiënt was de meeting? Hoe was je energieniveau aan het begin van de vergadering en hoe voel je je achteraf? Evalueren helpt voorkomen dat je steeds dezelfde vergaderfouten maakt.
Geschreven door: Lynn Guillaume
