Hybride werken? Een kwestie van doordacht locatiebeheer
Hybride werken is vandaag de norm, maar hoe vul je het praktisch in? Het is een vraag waar veel organisaties mee worstelen. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers flexibel kunnen werken, zonder dat dit ten koste gaat van productiviteit en verbinding? Een slimme strategie voor location management doet wonderen!
Van vaste werkplek naar strategisch ecosysteem
Location management draait in het post-coronatijdperk niet alleen meer om het beheer van fysieke kantoorruimte. Meer nog gaat het vandaag om strategie: het creëren en organiseren van een werkomgeving die aansluit bij de noden van een bedrijf en wie er werkt.
Met een duur woord noemen we zo’n netwerk van werkplekken een ecosysteem. Bij grotere organisaties bestaat het uit:
- één of meerdere centrale ‘flagship-kantoren’
- kleinere satellietkantoren of pop-upkantoren, dichter bij de woonplaats
- coworking spaces zoals de plaatselijke koffiebar of de kantoorbus
- thuiswerkplekken
Het kantoor als ontmoetingsplaats
Collega’s die zelden of nooit naar kantoor komen? Die verliezen op termijn de verbinding met hun organisatie. Wat in de praktijk vaak leidt tot verloop. Het kantoor is vandaag dus in de eerste plaats een sociale ontmoetingsplek.
Toch is werk vandaag niet langer een plek, maar een activiteit. Het succes wordt niet bepaald door wáár je je job uitoefent, maar door wát je doet. Werken kan vaak overal, zolang je mindset maar goed zit en de neuzen in dezelfde richting staan.
Toch is werk vandaag niet langer een plek,
maar een activiteit.
Om te voorkomen dat hybride werken leidt tot versnippering of zelfs verloop, kan je als bedrijf focusdagen organiseren. Eén of twee vaste dagen per week waarop teams fysiek samenkomen. In deze context ontstond ook de term ‘dido-economie’: een systeem waarin de meeste werknemers op dinsdag en donderdag op kantoor verschijnen, met een ‘dido-drukte’ als gevolg.
De vrijheid om thuis te werken
Dolly Parton had geen coronacrisis nodig om het te beseffen … Je elke weekdag from 9 to 5 door de ratrace naar kantoor begeven, is geen must voor een gezonde work-life balance. Tijd is vandaag het hoogste goed. En flexibiliteit (inclusief thuiswerkdagen) is waar werknemers naar verlangen.
Nu goeie profielen schaars zijn, zit je als werkgever bovendien niet in de beste onderhandelingspositie. De blitse bedrijfswagen in het verloningspakket vervang je dus maar beter door een flexibele werkplek en glijdende werkuren.
Nu goeie profielen schaars zijn,
zit je als werkgever bovendien niet in de beste onderhandelingspositie.
Naast een gevoel van vrijheid en vertrouwen biedt thuiswerk nog meer voordelen. Minder afleiding en minder vergaderingen zorgen ervoor dat je werknemers ongestoord en efficiënt kunnen doorwerken. En aangezien je minder kantoorruimte nodig hebt, levert het jou als werkgever ook een mooie kostenbesparing op!
Remote werken voor digital nomads
Voor meetbare, resultaatgedreven jobs is ook remote werken een optie: volledig van thuis, of vanop een of andere paradijselijke bestemming in het buitenland. Heb je (tijdelijk) een copywriter, webdesigner, technisch architect of growth hacker … nodig? Dan kan remote werken voor deze digital nomads zeker een goeie piste zijn, mits voldoende communicatie en meetbare resultaten.
Technologie en data als bindmiddel
Slim location management vereist wel technologische ondersteuning. Handige tools waarmee je dat ecosysteem efficiënt laat draaien en op basis van data verder optimaliseert.
Een bureau of vergaderruimte boeken kan bijvoorbeeld makkelijk via een desk booking-systeem. Zo zorg je ervoor dat je kantoor niet te vol of te leeg loopt. Een IoT-sensor meet in real-time hoe kantoren benut worden. Wil je door AI laten voorspellen waar en wanneer je medewerkers het best kunnen werken op basis van hun planning? Dan helpt een AI-gestuurde planningstool zoals Microsoft Viva insights.
Dankzij technische tools achterhaal je patronen. Welke dagen op kantoor zijn het drukst? Of welk team heeft vaker een fysieke vergadering nodig? Daarnaast kan je ook peilen naar de tevredenheid van je werknemers via enquêtes, of experimenteren met verschillende formules (bv. vaste kantoordagen versus een flexibel beleid) …
Dankzij technische tools achterhaal je patronen.
Welke dagen op kantoor zijn het drukst?
Om een efficiënt ecosysteem te organiseren, loont ook een kosten-batenanalyse op basis van data. Hoeveel bespaar je met een flexibel locatiebeleid op huur, onderhoud of reiskosten? En was is de impact op productiviteit of retentie? Zijn er minder medewerkers ziek door een flexibeler beleid? Of trekken we makkelijker talent aan? Het zijn allemaal zaken die je als location manager best in kaart brengt.
Balanceren tussen flexibiliteit en verbondenheid
Hybride werken is niet langer een trend, maar een blijvende evolutie die vraagt om doordacht location management. Een slim ecosysteem van kantoren, coworkings spaces en thuiswerkplekken is een kwestie van zoeken naar evenwicht. Met vertrouwen, strategie en technische tools. Maar ook een stevige portie trial-and-error!
Bron:
- Caudron, Jo. (2023) De toekomstformule. Pelckmans.
Tekst: Tine Sinnaeve
