Zomertijd. En de planning isn’t easy
Een zomer waar muziek in zit? Dat is een kwestie van doordacht plannen. En die planning begint eigenlijk al ruimschoots vóór de zomervakantie. Wil jij op ’t werk de projecten, processen en deadlines gesmeerd laten doorlopen met zo min mogelijk stress of verhitte gemoederen? Kijk dan gerust eens in Stepstones frigobox boordevol verkoelende zomerhacks.
Hack 1: Schep orde in de zomerchaos
Van uitpuilende mailboxen tot overvolle archiefkasten, een Google Drive waardoor je je eigen drive zou verliezen, koelkasten waar schimmels zich een weg banen, vergaderruimtes met rondslingerende kabels, een mappenstructuur waar je spontaan migraine van krijgt … Klinkt herkenbaar, toch? Gelukkig valt er iets aan te doen: plan minstens een halve opruimdag voor het hele team!
Of het nu gaat om je digitale werkplek of de fysieke werkruimte: opruimen is een must vóór je team met vakantie vertrekt. Om meerdere redenen. Voor de mentale rust tijdens en een frisse start na het verlof. Uit pure goodwill voor je back-up die de honneurs moet waarnemen. Of om ruimte te maken voor nieuwe ideeën, projecten en plannen zodra de batterijen opgeladen zijn.
Hack 2: Plan ruim op voorhand
We geven het toe: dit artikel komt ruimschoots te laat. Want een slimme planner is een voorbereide planner. Onderzoek daarom nog vóór je vakanties goedkeurt hoeveel werk er zal zijn op het moment dat er het minst collega’s zijn. Komt er een piek in deze periode aan? Hou er rekening mee in je planning.
Uiteraard kan je je werknemers vriendelijk vragen om op een ander moment op vakantie te gaan. Lukt dat niet? Dan boek je best op tijd freelancers, flexijobbers of een interim. Zo vermijd je overuren of paniekvergaderingen en hoef je niet last minute te improviseren. Ad-hoc-oplossingen kosten immers altijd te veel tijd en geld!
“Voor sommige rollen is permanentie noodzakelijk om ons bedrijf goed draaiende te houden.
Denk aan kwaliteitscontroleurs, verpakkingscoördinatoren …
Daarom vermijden we dat alle experten tegelijk op vakantie zijn en zorgen we ervoor dat er minstens 1 expert beschikbaar is.
Vooraf goed met elkaar afstemmen is dus de boodschap!”
(Margaux Maeterlinck, Brand Product & Impact Lead bij Edgard & Cooper)
Hack 3: Communiceer voor, tijdens en na de vakantie
Vakantieplanners zijn meestal geïntegreerd in bredere plannings- of projectmanagementtools of platformen zoals Officient, Teamleader, Monday.com … Zorg je ook voor een overzichtelijke vakantiekalender voor heel je team?
‘Flamingo’ bijvoorbeeld is een handige integratie van Slack: ideaal om verlof aan te vragen en goed te keuren. Heeft iedereen zijn aanvraag ingevuld? Dan zie je ook waar er nog hiaten zitten in de planning. Voor de vakantie begint, kan je de planning best ook met iedereen individueel doorspreken.
Komen collega’s terug uit vakantie? Zorg dat ze zacht kunnen landen en in alle rust opstarten voor ze meteen weer in meetings duiken. Plan hiervoor een terug-aan-het-werk-vergadering in. Zo praten collega’s elkaar onderling bij over de status van projecten of prioriteiten. Een extra boost voor de moraal, als je pas terugkomt uit vakantie. Voor wie wel op de werkvloer blijft, plan je best een wekelijkse check-in.
“Goed begonnen is half gewonnen. Start dus tijdig met je planning, behoud een helder overzicht en communiceer duidelijk naar heel je team. Check je ook de beschikbaarheden van je freelancers op voorhand? Dan heb je altijd een plan B achter de hand.”
(Jana Malfroid, freelance traffic- en accountmanager)
Hack 4: Zorg voor een goeie overdracht
Collega’s die last minute één ellenlange mail doorsturen naar hun back-up zonder mondeling commentaar? Not done. Help je mensen daarom aan een checklist of een template waarin elke medewerker een status kan opmaken. Zo kunnen ze lopende projecten oplijsten, gevoelige deadlines aanduiden, vermelden wie wie vervangt en wat kan wachten tot na de vakantie.
En de timing voor een overdracht? Da’s sowieso niet op de allerlaatste dag, maar minstens 1 werkdag eerder. Zo hebben je collega’s een ‘overlapdag’ voor een mondelinge toelichting met vragen, check-ins of correcties.
“Niets haalt de teamspirit sneller onderuit dan half werk of collega’s die plots taken krijgen zonder planning of context.
Idealiter wordt een overdracht bij ons 1 à 2 weken op voorhand opgesteld én doorgesproken, zodat er voldoende tijd is voor overleg.”(Margaux Maeterlinck, Brand Product & Impact Lead bij Edgard & Cooper)
Hack 5: Laat juniors aan de macht
Gaan de ervaren, senior collega’s op verlof? Tijd om de jonkies wat te gunnen. Geef junior teamleden nu de kans om wat meer verantwoordelijkheid op te nemen. Schakel eventueel ook jobstudenten of stagiairs in. Een eerste werkervaring staat altijd netjes op hun cv.
Zo ontdekken jongeren waar hun talenten liggen en hoe ze een bijdrage leveren aan het team. Bovendien brengt een frisse blik vaak nieuwe ideeën en energie met zich mee. En wie weet ontdek je wel een vaste medewerker om je vacatures in te vullen.
Hack 6: Help je collega’s aan een sterke out-of-office
De laatste to do op het lijstje voor de laptop dichtklapt? Da’s die verdomde out-of-office. Veel vakantiegangers maken zich er snel van af. Jammer! Zie de out-of-office als een kans om je merk of bedrijfscultuur te laten spreken of als een visitekaartje.
Geef waardevolle info mee of vermeld een link naar je website of webshop. Met een attente boodschap of een vrolijke knipoog versterk je je klantrelatie. Of zorg jij voor een sneakpeek naar je aanbod, een nieuwe campagne of actie?
Help je team gerust op weg voor een slimme out-of-office. Dat kan met een paar voorbeeldtekstjes in de tone-of-voice van je bedrijf die je verstuurt via mail of via het intranet. Gelukt? Vraag je medewerkers ook om hun Slack of Teams te updaten én hun e-mailhandtekening aan te passen. Prettige vakantie!
Deze zomer nog enkele lege plekjes te vullen?
Tekst: Tine Sinnaeve
