Timemanagement draait niet om harder werken, maar om je werk slimmer organiseren. Zo houd je meer tijd over voor de belangrijke dingen, verbetert je balans tussen werk en privé en blijven stressklachten op afstand. Vijf gouden timemanagement tips die je vandaag nog in je werkroutine kan opnemen.
Houd je werkplek clean
Kom je regelmatig te laat op meetings omdat je je voorbereiding nog bij elkaar moest scharrelen? Geraak je om de haverklap je inloggegevens kwijt en ben je een vaste klant bij IT? Moet je baas je geregeld herinneren aan inleverdata van belangrijke rapporten? Situaties als deze wijzen erop dat jouw organisatie beter kan.
Gelukkig valt dat perfect aan te leren. De eerste stap op weg naar betere organisatieskills? Ga voor een clean desk. Onderzoek toont aan dat wanorde nefast is voor je denkvermogen, je mentale gezondheid én je gedrag. Een rommelig bureau werkt stress in de hand en kan je fight-flight modus activeren, waardoor je helemaal niet aan werken toekomt. Gooi rondslingerende papieren in de papiermand, berg alle non-essentials op en leg je werkspullen binnen handbereik. Geef ook het bureaublad van je computer een opruimbeurt. Bewaar je bestanden in digitale mappen met een duidelijke benaming. Een kleine moeite, een groot effect.
Stop met half werken
Stoppen met half werk leveren is wellicht hét beste timemanagement advies. Half werk staat je productiviteit in de weg. En het ergst van al? Je bent je er meestal niet eens bewust van.
Half werken gaat als volgt: je bent ijverig aan het werk en begint plots dwangmatig je telefoon te checken, zonder dat daar een dringende reden voor is. Of: op je computer staan 50 verschillende tabbladen en programma’s open en je hopt voortdurend van het ene naar het andere. Herkenbaar? Werk aan de winkel! Uit onderzoek blijkt dat van de ene taak naar de andere springen je productiviteit ondermijnt. Halfwerk verstoort je concentratie waardoor het je veel meer tijd kost om een taak af te ronden. Ben jij een seriële halfwerker? Jezelf ontmaskeren is het halve werk.
Batch je taken
Loop je voortdurend achter op je planning? Door je taken te batchen breng je meer structuur in je werkdag. Batchen betekent dat je gelijkaardige to do’s in één tijdsblok afwerkt. Reserveer woensdag- en donderdagmiddagen bijvoorbeeld consequent voor klantenmeetings. Of neem op het einde van de werkdag een uur de tijd om je administratie bij te werken. Batchen helpt je brein gefocust houden en drijft je werktempo op.
Je mails batchen is ook goud waard. Wist je dat je mailbox een van de grootste tijdverslinders is? Hoe verleidelijk het ook is om berichten meteen te lezen én te beantwoorden… Het haalt je uit je concentratie waardoor je op het einde van de rit meer tijd verliest. Je mailgedrag structureren levert je belangrijke tijdswinst op. Spreek voortaan met jezelf af om enkel op vaste momenten in je mailbox te duiken.
Slik de kikker door
“Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day”, schreef de Amerikaanse schrijver Mark Twain ooit. Zijn punt? Begin ‘s ochtends met je lastigste taak en de rest van de dag verloopt vanzelf vlotter.
Door je werkdag met een kleine overwinning te starten, profiteer je de ganse dag van een goed gevoel. Het kan slim zijn om op het einde van de werkdag je kikker van de volgende ochtend al vast te leggen. Zo spaar je de volgende ochtend alweer wat slimme tijd uit!
Vervang je to-dolijst door een not-to-dolijst
Een to-dolijst maakt je taken zichtbaar maar komt ook met een schaduwkant. Een ellenlange takenlijst kan namelijk behoorlijk overwhelming zijn. En loopt je planning anders dan voorzien? Dan lijk je hopeloos achter de feiten aan te hollen. Niet bepaald bevorderlijk voor je stressniveau!
Het alternatief voor een to-dolijst? Maak werk van een not-to-dolijst: een opsomming van taken die je niet doet, wat er ook gebeurt. Je schrapt ze, delegeert ze of zegt gewoon nee. Zo’n lijst voorkomt dat de tijd ongemerkt voorbij tikt en houdt je gefocust. Om jouw non-taken helder te krijgen, loont het om op introspectie te gaan. Wat zijn jouw tijdverslinders? Wat vreet energie? Welk vluchtgedrag vertoon je?
Enkele tips voor op je non-to-dolijst:
|
Recente jobs
