Mener un entretien difficile en tant que manager ? Voici comment procéder
En tant que manager, les entretiens difficiles font partie de vos tâches. Qu’il s’agisse d’absentéisme, de performances décevantes ou de tensions au sein de l’équipe : une bonne préparation permet d’aborder beaucoup plus facilement des sujets sensibles. Avec ces 9 conseils, vous pouvez transformer chaque entretien difficile en une nouvelle opportunité pour l’avenir.
N’attendez pas trop longtemps
Il y a eu un incident ? N’attendez pas que la situation s’aggrave. La procrastination augmente le problème dans votre tête. Vous vous décidez enfin à en parler ? Il se peut que cela ne se passe pas si bien que vous ne l’imaginiez. Il y a aussi de fortes chances que votre employé se sente dépassé. Vous pouvez vous attendre à une réaction comme « Je l’avais déjà dit ». Traitez plutôt les problèmes immédiatement. Cela élimine la frustration des deux côtés et augmente les chances de trouver des solutions efficaces.
Préparez-vous bien
Prenez le temps de bien préparer votre entretien. Évitez les énoncés vagues comme « J’ai l’impression que vous êtes moins impliqué », mais étayez votre feed-back par des faits concrets. Rassemblez des informations pertinentes, telles que des données de performance, des remarques de clients et de collègues, et fournissez des exemples concrets qui soulignent votre point de vue. Cela permet d’éviter que l’entretien ne glisse vers une discussion interminable.
Osez la clarté
Par peur de la réaction de l’autre personne, nous utilisons souvent des mots qui adoucissent comme « peut-être », « en fait » et « parfois ». Il vaut mieux ne pas le faire, car cela affaiblit votre message. Soyez clair et ne tournez pas autour du pot. Enrober la critique de compliments est également déroutant et irritant. Osez nommer le problème clairement. En communiquant ouvertement vous-même, vous encouragez votre interlocuteur à faire de même. Une culture de communication ouverte vaut son pesant d’or pour les entreprises. Cela augmente l’implication sur le lieu de travail et, en fin de compte, profite également aux performances.
Connaissez votre objectif
Réfléchissez à l’avance à ce que vous espérez accomplir lors de cet entretien. Voulez-vous voir un changement de comportement, évaluer la motivation de quelqu’un ou transmettre un message difficile ? Un objectif clair aide à garder l’entretien structuré. Si vous ne savez pas où vous voulez en venir, comment l’autre personne peut-elle comprendre ?
Posez une question à la fois
Votre argumentation est prête, mais vous êtes probablement aussi curieux de connaître le point de vue de votre collaborateur. Évitez de poser plusieurs questions en même temps. « Parlez-nous de votre absence pour maladie ? Avez-vous vous une explication ? Avez-vous trop de travail ou se passe-t-il quelque chose à la maison ? » Votre interlocuteur peut alors choisir la question à laquelle il souhaite répondre. Posez plutôt une question spécifique et attendez la réponse avant de poursuivre l’entretien.
Écoutez activement
Ne vous laissez pas distraire par les pensées qui vous viennent à l’esprit pendant l’entretien. Faites de votre mieux pour écouter activement. Non seulement vous écoutez ce que l’autre personne dit, mais vous essayez également de comprendre ce qu’il y a derrière. Laissez votre interlocuteur finir de parler et osez poser des questions lorsque vous ne comprenez pas quelque chose. Témoigner de l’intérêt pour le point de vue d’autrui ne signifie pas que vous êtes d’accord, mais montre que vous êtes prêt à entendre ce que l’autre personne pense. L’écoute active est la clé de la compréhension et de la confiance et augmente les chances d’un entretien constructif. Non seulement cela renforce l’engagement, mais cela réduit également le risque que des collaborateurs précieux quittent l’entreprise.
Faites preuved’empathie
Un entretien difficile peut déclencher des émotions, telles que la déception, la frustration ou la tristesse. Attendez-vous à percevoir de la résistance. Personne n’aime recevoir un feed-back négatif. Donnez au collaborateur l’espace nécessaire pour exprimer ce type de sentiments. Restez calme et faites preuve de compréhension, sans écarter le problème. L’empathie aide à soulager les tensions et facilite la recherche d’une solution ensemble.
Faites attention à la communication non verbale
N’écoutez pas seulement les mots, mais faites également attention à la communication non verbale. Elle en dit long sur la façon dont votre message est reçu. Soyez également conscient de votre propre langage corporel. Évitez une posture défensive, mais ouvrez-vous et établissez un contact visuel. De cette façon, vous montrez que vous voulez vraiment entamer un échange.
Fixez des accords concrets et assurez un suivi
Terminez la conversation par des accords clairs. Qu’attend-on du collaborateur ? Listez ces accords dans un e-mail de confirmation pour éviter tout malentendu. Après l’entretien, assurez-vous d’un bon suivi et offrez du soutien si nécessaire. Vous montrerez ainsi votre engagement et renforcez la confiance, essentielle à un succès durable.
