L’été est là… et la planification devient un casse-tête
Un été qui roule comme sur des roulettes ? Tout est une question de planification intelligente. Et cette planification doit en réalité commencer bien avant le début des vacances. Vous voulez assurer le bon déroulement des projets, des processus et des échéances au travail — avec un minimum de stress et de tensions ? Alors jetez un œil dans la glacière de Stepstone, remplie d’astuces estivales rafraîchissantes.
Astuce 1 : Mettez de l’ordre dans le chaos estival
Boîtes mail saturées, armoires débordantes, Google Drive qui vous fait perdre la tête, frigos envahis par la moisissure, câbles qui traînent dans les salles de réunion, structures de dossiers à donner des migraines… Ça vous parle ?
Bonne nouvelle : il existe une solution. Planifiez au moins une demi-journée de rangement avec toute l’équipe !
Qu’il s’agisse de l’espace de travail digital ou physique, faire le tri est indispensable avant le départ en vacances. Pourquoi ? Pour la tranquillité d’esprit pendant les congés, un redémarrage en douceur, et aussi par respect pour les collègues qui prennent le relais. Sans oublier : faire place nette pour de nouvelles idées ou projets une fois les batteries rechargées.
Astuce 2 : Planifiez bien à l’avance
On l’admet : cet article arrive un peu tard. Car un bon planificateur est un planificateur prévoyant. Avant même d’approuver les congés, évaluez le volume de travail prévu pendant les périodes de sous-effectif. Une période de forte activité en vue ? Intégrez-la dans votre planning.
Vous ne pouvez pas convaincre vos collaborateurs de décaler leurs congés ? Faites appel à temps à des freelances, intérimaires ou jobistes. Cela vous évite les heures supplémentaires, les réunions de crise et les improvisations de dernière minute – souvent coûteuses en temps et en argent.
“Pour certains postes, une présence permanente est essentiellepour le bon fonctionnement de notre entreprise.
Pensez aux contrôleurs qualité, coordinateurs d’emballage…
C’est pourquoi nous évitons que tous les experts partent en même tempset nous veillons à ce qu’au moins un expert reste disponible.
Une bonne coordination en amont est donc cruciale !”
(Margaux Maeterlinck, Brand Product & Impact Lead chez Edgard & Cooper)
Astuce 3 : Communiquez avant, pendant et après les vacances
Les plannings de vacances sont souvent intégrés dans des outils de gestion de projet comme Officient, Teamleader, Monday.com… Mais avez-vous aussi un calendrier clair des congés pour toute l’équipe ?
Par exemple, Flamingo, une extension Slack, est pratique pour demander et approuver les congés. Une fois que tout le monde a indiqué ses dates, vous repérez facilement les trous dans le planning. Avant le départ, prenez aussi le temps de discuter individuellement avec chaque collaborateur.
Des collègues reviennent de vacances ? Offrez-leur un atterrissage en douceur. Ne les plongez pas directement dans une avalanche de réunions. Planifiez plutôt une réunion de reprise pour faire le point sur les projets et priorités — un bon boost pour le moral. Pour ceux qui restent au bureau, un check-in hebdomadaire est recommandé.
“Bien commencer, c’est déjà la moitié du chemin.
Commencez votre planification à temps, gardez une vue d’ensemble claireet communiquez de manière transparente avec l’équipe.
Vous vérifiez aussi les disponibilités de vos freelances à l’avance ?
Alors vous aurez toujours un plan B.”(Jana Malfroid, freelance traffic & account manager)
Astuce 4 : Assurez une bonne passation
Un collègue qui envoie un e-mail interminable à la dernière minute à sa personne de remplacement, sans explication orale ? C’est non. Fournissez à votre équipe une checklist ou un modèle pour faciliter les passations.
Chaque collaborateur peut y indiquer l’état d’avancement des projets, les échéances sensibles, les personnes de remplacement et ce qui peut attendre après les vacances.
Et la meilleure date pour faire la passation ? Pas le dernier jour, mais au moins un jour ouvrable avant. Ainsi, les collègues ont un “jour de transition” pour expliquer oralement, poser des questions, faire des vérifications ou des ajustements.
“Rien ne casse plus vite l’esprit d’équipe qu’un travail bâcléou des tâches attribuées sans contexte ni planification.
Chez nous, la passation est idéalement préparée 1 à 2 semaines à l’avanceet discutée ensemble pour laisser le temps à la coordination.”(Margaux Maeterlinck, Brand Product & Impact Lead chez Edgard & Cooper)
Astuce 5 : Donnez leur chance aux juniors
Les seniors expérimentés sont en vacances ? C’est le moment pour les jeunes talents de briller. Donnez plus de responsabilités aux membres juniors de l’équipe. Vous pouvez aussi faire appel à des étudiants jobistes ou stagiaires — une première expérience valorisante pour leur CV.
Les jeunes peuvent ainsi découvrir leurs compétences, apporter une contribution utile à l’équipe, et souvent insuffler de nouvelles idées ou une énergie fraîche. Et pourquoi pas découvrir votre futur collaborateur permanent ?
Astuce 6 : Aidez vos collègues à rédiger une bonne réponse d’absence
Dernier point à faire avant de fermer le laptop ? La fameuse réponse automatique d’absence. Beaucoup s’en débarrassent à la va-vite. Quel dommage !
Votre message d’absence est une occasion de faire rayonner votre marque ou culture d’entreprise. C’est aussi votre carte de visite.
Ajoutez des informations utiles, un lien vers votre site ou votre e-shop. Avec un message sympathique ou une touche d’humour, vous renforcez la relation client. Ou pourquoi ne pas teaser une campagne ou une offre à venir ?
Aidez vos collègues avec quelques modèles tout prêts dans le ton de votre entreprise. Transmettez-les par mail ou via l’intranet. N’oubliez pas de leur rappeler aussi de mettre à jour leur statut Slack ou Teams, et leur signature d’e-mail. Bonnes vacances !
Encore quelques postes vacants cet été ?
Texte : Tine Sinnaeve
