Management Assistant

Als Management Assistant fungeer je als rechterhand van de Algemeen Directeur.

• Je organiseert en coördineert het drukke agenda- en afsprakenbeheer van de Algemeen Directeur, waarbij je zorgt voor een doordachte planning van meetings en overlegmomenten.
• Je bent aanspreekpunt en verbindingspersoon tussen de Algemeen Directeur, het directieteam (waaronder juristen) en de communicatiedienst, zodat informatie snel en correct wordt gedeeld.
• Je werkt actief mee aan projecten door voortgang te bewaken, de opvolging van (meerjaren)projecten te faciliteren en te zorgen dat deadlines tijdig worden gehaald.
• Je verzorgt de voorbereiding en uitwerking van vergaderingen, verzamelt relevante documenten, maakt gestructureerde verslagen, volgt gemaakte afspraken op en organiseert bijeenkomsten met interne en externe partijen.
• Je beheert de inkomende en uitgaande communicatie zorgvuldig via telefoon en e-mail en stelt professionele brieven en berichten op.
• Je houdt overzicht over administratieve documenten en zorgt voor een correcte archivering van rapporten en dossiers.
• Je bouwt en onderhoudt relaties met interne collega's en externe contacten.
• Je neemt uiteenlopende ondersteunende taken op, zoals het voorbereiden van presentaties, het schrijven van teksten of het samenstellen van rapportages, afhankelijk van de noden van het moment.