Dossierbeheerder audit

De auditdienst staat in voor een breed spectrum van controletaken en kwaliteitsbewaking binnen de beroepsgroep van gerechtsdeurwaarders. Van interne audits tot de opvolging van externe controles, van documentbeheer tot de coördinatie met verschillende stakeholders - dit alles binnen een dynamische omgeving waar nauwkeurigheid en tijdigheid cruciaal zijn. De dienst werkt met een audittool die een aantal controles geautomatiseerd uitvoert, wat de efficiëntie en kwaliteit van het auditproces ten goede komt.

Ter ondersteuning van de interne auditor zijn we momenteel op zoek naar een dossierbeheerder die ervoor zorgt dat de audits administratief en organisatorisch vlot verlopen.

• Samen met de interne auditor ben je verantwoordelijk voor de operationele opvolging van lopende audits en zorg je voor een tijdige communicatie naar de gerechtsdeurwaarders en/of externe partijen wanneer audits worden opgestart.
• Je werkt mee aan projecten ter verbetering van de audittool en van de centralisatie van de controles op de gebruikte databanken.
• Je controleert systematisch alle ontvangen bewijsstukken en documenten op volledigheid en kwaliteit, en zorgt ervoor dat auditdossiers accuraat en toegankelijk worden bijgehouden.
• In geval van aandachtspunten volg je de uitvoering van de actieplannen nauwgezet op.
• Je staat in voor het opstellen en verzenden van professionele briefwisseling, inclusief herinneringen en correspondentie met betrekking tot auditresultaten, waarbij je steeds de nodige vertrouwelijkheid hanteert.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen over auditprocedures en speelt complexere vragen door naar de interne auditor.
• Je biedt ondersteuning bij diverse administratieve taken, zoals het bijhouden van auditplanningen, archivering van auditdocumentatie, gegevensverwerking, etc.