Administrative Support Benelux

Jouw verantwoordelijkheden

• Je biedt logistieke ondersteuning aan de Benelux-organisatie en staat in voor een vlotte administratieve opvolging van diverse operationele activiteiten.
• Je voert dagelijkse stockcontroles uit, zowel intern als in functie van externe vereisten en autoriteiten.
• Je volgt de stock op voor e-commerceactiviteiten in Nederland en ondersteunt acties rond klantenbinding voor voedingssupplementen.
• Je verzorgt de administratieve opvolging van inkomende bestellingen van ziekenhuizen en groothandels.
• Je volgt productorders op en plant leveringen zorgvuldig in.
• Je verwerkt en communiceert e-commerceresultaten naar het hoofdkantoor en interne stakeholders.
• Je stelt maandelijkse salesrapporteringen op voor groothandels, ziekenhuizen en apotheken en zorgt voor wekelijkse updates.
• Je bereidt procurementgegevens voor ten behoeve van de maandelijkse logistieke meeting.
• Je maakt maandelijks productbestelformulieren op en neemt deel aan de jaarlijkse inventaris.
• Je organiseert tweemaandelijkse verdelingen van stalen en zorgt voor een correcte registratie van medische stalen in de daarvoor bestemde systemen.
• Je levert rapporteringen aan ter ondersteuning van jaarlijkse aangiftes.
• Je organiseert distributierondes waarbij de koudeketen strikt nageleefd moet worden.
• Je registreert kwaliteitsklachten en volgt deze administratief verder op, inclusief retourzendingen van stalen.
• Je staat in voor de commerciële opvolging richting groothandels.
• Je verzamelt en archiveert verkoopfacturen op een correcte en gestructureerde manier.
• Je coördineert de vernietiging van vervallen stalen volgens de geldende procedures.
• Je bent het operationele aanspreekpunt voor distributeurs en volgt logistieke klachten en klantenvragen op.
• Je biedt administratieve ondersteuning bij specifieke operationele processen zoals herverwerking en co-packing.
• Je ondersteunt de Office Manager Benelux in de dagelijkse werking en werkt nauw samen met de lokale Pharmaceutical Affairs-activiteiten.
• Je behandelt inkomende telefoons en briefwisseling en zorgt voor een correcte opvolging.
• Je helpt bij de organisatie van interne vergaderingen, inclusief zaalreservatie en catering.
• Je fungeert als back-up voor de Office Manager Benelux voor dagelijkse operationele en finance-gerelateerde taken.
• Je voert al je taken uit in overeenstemming met interne procedures, wettelijke verplichtingen, ethische richtlijnen en met respect voor vertrouwelijkheid.