Clean desk: plus de sérénité mentale ou plus de rangement ?

Avantages et inconvénients du clean desk
Les bureaux désordonnés parsemés de piles de papier, de post-its colorés et de photos de votre progéniture sont révolus. Le nouveau monde du travail a notamment amené avec lui le principe du clean desk : un lieu de travail bien rangé où vous travaillez à un bureau différent chaque jour. Ce qui selon certains favorise la productivité, mais est selon d’autres relativement impersonnel voire incommode. Nous avons demandé à quelques adeptes du clean desk ce qu’il en est vraiment. Tout en notant directement leurs meilleures pratiques ... au cas où un jour nous nous mettrions aussi à ranger.

Bureaux rangés et nouveau monde du travail

Un lieu de travail bien rangé

Faire ses heures de 9 à 5, toujours au même bureau, avec une armoire pleine de dossiers à portée de main. Cela se passait ainsi auparavant dans de nombreux lieux de travail, mais grâce à la numérisation, il est aujourd’hui possible de travailler partout et tout le temps. Cela signifie que dans de nombreuses organisations les personnes peuvent de temps en temps travailler une journée à domicile. Mais certaines entreprises vont un peu plus loin et traduisent le concept de «travail mobile» en proposant des lieux de travail flexibles sur le lieu de travail lui-même. Les employés choisissent ainsi chaque jour un bureau différent qu’ils laissent soigneusement rangé le soir. Le clean desk s’intègre souvent dans une politique plus large de travail flexible.

«Cette politique est définie dans notre règlement de travail», explique Joris Bouve, responsable de crise au gouvernement flamand et ambassadeur de son département – Chancellerie et administration – quant à la mise en œuvre du nouveau monde du travail. « Le clean desk est l’un des aspects, mais cela va bien plus loin. Nous choisissons nous-mêmes où et quand nous travaillons : à la maison, en déplacement ou au bureau. Nous ne devons pas non plus nécessairement nous installer en équipe. En fonction de nos préférences ou de nos tâches, nous choisissons parmi différentes zones de travail : un endroit silencieux pour un travail qui demande de la concentration, une zone active ou une zone intermédiaire. »

 

Ranger, une question d’habitude

Une politique de clean desk correspond donc souvent à plus de flexibilité, même s’il faut dès lors ranger davantage. C’est ce qu’estime Kristof, un informaticien qui travaille dans le secteur financier : « L’avantage est qu’il n’y a pas plein de désordre et de travail inachevé sur le bureau. Mais il faut ranger chaque jour. »

Selon Candida Wozniak, coordonnatrice infirmière régionale auprès du Groupe IDEWE, c’est une question d’habitude. Elle est responsable d’une équipe de 19 infirmières qui travaillent au bureau maximum un jour par semaine. Il y a huit mois, elle a introduit le principe de clean desk dans son équipe. « Certains ont trouvé cela difficile au début, c’est à présent une habitude qui se poursuit. Auparavant, il y avait de temps en temps des discussions parce que les personnes devaient d’abord ranger le désordre des collègues précédents. En introduisant les clean desks, ce problème est réglé. »

 

Moins de désordre, moins de stress

Eddy de Pauw

C’est également un des grands avantages ressentis par les employés : moins de désordre procure plus de sérénité mentale. « Dans le temps, plus la pile de papiers sur le bureau était haute, plus vous sembliez important, indique Eddy De Pauw qui, en tant que responsable de la gestion des installations, fut étroitement impliqué dans l’introduction de la politique de clean desk chez KBC. « Mais si vous voulez un environnement de travail serein, ranger est la première étape. Tout peut quasi se faire de manière numérique aujourd’hui, le matériel tel que des agrafeuses ou des trombones est donc superflu. Les employés disposent de casiers chez nous pour ranger leurs affaires personnelles, mais le fait est qu’ils sont de moins en moins utilisés. Même les armoires ont tendance à être vides ou à disparaître. »

Joris Bouve a également rencontré peu de résistance de la part de ses collègues à propos de l’introduction des clean desks. « Nous sommes des travailleurs du savoir et auparavant déjà, nous travaillions beaucoup de manière numérique. Et les équipes qui utilisent encore du papier ont de plus en plus facilement accès à leurs archives. »

Y a-t-il peut-être des équipes qui ont moins intérêt à avoir un bureau rangé ? « Chez nos créatifs par exemple, on voit un peu plus souvent des choses qui traînent », reconnaît Eddy De Pauw. « Il ne s’agit jamais d’affaires personnelles, mais par exemple d’affiches ou de brochures. Ils les accrochent également au mur, ce qui crée une ambiance particulière. »

 

Pas de lieu de travail personnel

Un peu de convivialité est bien entendu apprécié. C’est ce que pensent aussi certains profils administratifs. Parce qu’en rangeant trop, cela peut aussi paraître trop clean. « Je passe minimum 8 heures par jour à mon travail », témoigne Linda qui travaille comme fonctionnaire. « On peut quand même bien avoir son propre petit coin que l’on aménage comme on veut. »

Ranger ne signifie pas nécessairement impersonnel, estime Candida Wozniak. En aménageant les espaces communs avec des plantes ou des photos des teambuildings, on crée aussi une certaine atmosphère. Eddy De Pauw confirme : « En concertation avec les services, nous veillons à aménager des coins agréables, des espaces de brainstorming ou de collaboration, des décorations originales, des tables rondes, des petits fauteuils, … Nous n’exagérons pas – chez nous, vous ne verrez pas des toboggans comme chez Google – mais les suggestions peuvent être abordées. »

«En tant que service de prévention, nous accordons également une attention particulière à l’ergonomie», ajoute Candida. «Notre espace de travail flexible est équipé de chaises de bureau réglables, de bureaux réglables en hauteur, de supports pour ordinateur portable, de souris et claviers externes, de câbles, … Une posture et un environnement de travail sain est important, également pour les collaborateurs flexibles.

 

Quelques conseils pour appliquer efficacement la méthode du clean desk

  • Bricks, bytes et behaviour

« Chez nous, le clean desk fait partie intégrante d’une nouvelle façon de travailler, qui permet aux gens de fonctionner de manière plus flexible et plus indépendante », dit Joris Bouve. « Cela demande un autre état d’esprit. Vous devez arriver à convaincre vos collaborateurs afin qu’ils voient les avantages. Ce n’est pas seulement une question de bricks et bytes – l’environnement de bureau et la structure informatique – mais aussi de behaviour. »

  • Informer et discuter

Moins de désordre procure plus de sérénité mentale

Informer les personnes en profondeur à propos de la nouvelle approche constitue toujours la première étape lorsqu’on introduit des changements. Pour convaincre tout le monde du clean desk, vous pouvez par exemple faire appel à des ambassadeurs : des non dirigeants auxquels les personnes peuvent s’adresser en cas de questions et de soucis. « Les personnes suivront bien plus vite le mouvement si elles ressentent qu’on les écoute », dit Eddy De Pauw. « Les ambassadeurs jouent donc un rôle très important, tout comme les sessions d’informations et les réunions de kick off. » Joris Bouve confirme : « Nous avons travaillé en équipe pour conclure des accords par rapport à ce qui est permis et pas permis dans certaines zones. Tout le monde se sent ainsi impliqué par rapport à la nouvelle manière de travailler. »

  • Chacun doit montrer l’exemple

« Le désordre attire le désordre », estime Candida Wozniak. « Dans un environnement de clean desk, chacun tente de respecter au mieux ce qui a été convenu. On met les câbles dans la goulotte, on ferme les armoires, on ne parle pas trop fort au téléphone dans l’espace de travail commun. Après un petit temps, cela devient un automatisme ; mais au début, il faut peut-être s’aider mutuellement pour trouver la voie. Et donner le bon exemple bien entendu, également en tant que manager. »

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