10 règles de base pour des e-mails professionnels

StepStone a réuni pour vous 10 règles de base qui vous aideront à rédiger des e-mails professionnels.
Nous avons en effet parfois tendance à écrire de petits textes à la va-vite, et à oublier les règles élémentaires de politesse, sans parler des règles d'orthographe, de grammaire et de ponctuation. C'est pourquoi StepStone a réuni pour vous 10 règles de base qui vous aideront à rédiger des e-mails professionnels.

1. Remplissez le champ objet

Veillez à toujours compléter de manière pertinente le champ ‘sujet’ ou ‘objet’ de votre e-mail. Si vous postulez, indiquez le titre de la fonction qui vous intéresse.

 

2. Adressez-vous à votre destinataire et clôturez votre e-mail

De nombreuses personnes rentrent dans le vif du sujet sans prendre la peine de s’adresser au destinataire. Pourtant, comme dans une lettre, c’est indispensable ! Commencez par l’appeler correctement : « Cher Marc », « Cher monsieur Dupond », etc. À la fin, n’oubliez pas non plus la traditionnelle formule de politesse comme « Bien à vous », « Cordialement » ou autre, suivie de votre nom.

 

3. Indiquez vos coordonnées

N’oubliez pas non plus, à la fin de votre e-mail, de mentionner vos nom et prénom, votre adresse, ainsi que votre numéro de téléphone. Les entreprises intéressées par votre profil pourront ainsi vous contacter facilement, et vos clients pourront vous rappeler immédiatement s’ils ont des questions au sujet de votre message.

 

4. Utilisez des majuscules et des points

Nombreuses sont les entreprises qui reçoivent des e-mails sans majuscules, points ou virgules. Cela peut sembler superflu, et pourtant… Les mêmes règles s’appliquent aux e-mails et aux lettres. Veillez donc à les respecter.

 

5. Évitez les fautes d’orthographe

Relisez toujours attentivement vos e-mails avant de les envoyer. Les fautes d’orthographe feront mauvaise impression, et risquent d’être interprétées comme un manque de professionnalisme.

 

6. Attention aux annexes

Si vous postulez, mieux vaut joindre votre CV à votre e-mail. Si vous l’insérez dans le texte à proprement parler, vous risquez de faire disparaître la mise en page. Attention : n’envoyez pas un fichier trop volumineux, et indiquez toujours dans votre e-mail les annexes que vous y joignez.

 

7. Utilisez la même police

N’essayez pas de jongler avec différentes polices. Pour avoir l’air professionnel, mieux vaut n’utiliser qu’une seule et même police, neutre de préférence. Vous pouvez naturellement mettre certains éléments en gras ou modifier la taille de la police de certains mots.

 

8. Évitez les abréviations

« Je vous appellerai ss doute dem1. » Cette phrase a sa place dans un SMS que l’on envoie à un ami, mais en aucun cas dans un e-mail professionnel. Évitez les abréviations et écrivez chaque mot en entier. Seule exception : si le nom de l’entreprise est un sigle ou un acronyme, inutile, bien sûr, de l’écrire en toutes lettres.

 

9. Divisez votre e-mail en paragraphes

Organisez votre texte en paragraphes afin d’en faciliter la lecture. Un texte continu sera beaucoup plus difficile à lire qu’un e-mail divisé en 3 paragraphes, par exemple, composés chacun de trois phrases. N’oubliez pas que le destinataire lira votre e-mail sur écran, et que la chose n’est pas toujours évidente.

 

10. Limitez la longueur de votre texte

Limitez-vous à l’essentiel et ne tournez pas trop autour du pot. Personne n’aimera lire un e-mail de 100 lignes.  

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