8 conseils pour rester un-e bon-ne manager, même à distance

Quand une équipe télétravaille, inévitablement, une autre dynamique se met en place que quand on est physiquement proches.


12.05.2020

Gérer une équipe se fera aussi autrement. Mais comment s’y prendre concrètement pour diriger une équipe à distance ? Nous avons demandé l’avis de Jeroen Camps, chercheur et professeur en HRM à la haute école Thomas More à Anvers. Il nous propose 8 conseils à appliquer même après le confinement.

Table des matières : 

 

Quand votre équipe télétravaille, vous devez repenser votre routine de responsable d’équipe. N’essayez pas de recréer la même situation qu’au travail, cela ne fonctionnera pas. Identifiez des objectifs qui vous semblent importants pour un manager et imaginez comment les réaliser en version en ligne ou à distance. Après nos conseils pour un télétravail efficace, nous avons demandé à Jeroen Camps, expert en HRM de la haute école Thomas More, des conseils spécifiques destinés à ceux qui gèrent une équipe à distance. Il nous a partagé ces huit conseils judicieux.

 

Conseil 1 – Soyez présent-e et joignable

Alors que vous ne voyez plus les membres de votre équipe au quotidien, il y a un risque que vous disparaissiez des écrans radar, sans même vous en rendre compte. Or, ce n’est pas recommandable. La situation actuelle suscite beaucoup d’incertitudes parmi votre équipe, qui doit en même temps faire preuve d’une plus grande autonomie. En tant que manager, il est donc important de maintenir un suivi pour les éléments suivants :

  • fixer des objectifs clairs
  • clarifier les attentes et les canaux de communication
  • vérifier régulièrement comment votre équipe se porte
  • demander ce dont ils ont concrètement besoin pour fonctionner de manière optimale
  • conseiller si nécessaire

 

Conseil 2 – Libérez le ou la ‘control freak’ en vous 

Attention par contre à ne pas en faire trop en termes de présence. Parce que même si vos employés ont besoin d’un appui supplémentaire en ces temps incertains, vous devez vous assurer que vos actions bien intentionnées ne soient pas interprétées comme une volonté de contrôle. Il est tout à fait possible – et même recommandé – de définir des objectifs clairs tout en octroyant de la liberté à vos employés. Permettez-leur de travailler avec un maximum d’autonomie, dans les limites convenues. Faites-leur confiance pour réaliser ce qui est attendu et évitez un contrôle excessif.

 

Conseil 3 – Planifiez des réunions vidéo 

Les chercheurs conseillent aux managers d’une équipe virtuelle d’avoir un contact numérique avec leurs employés au moins une fois par semaine, par e-mail par exemple. Attention : cette recommandation se base sur le fonctionnement d’une équipe virtuelle en ‘temps normal’, quand les membres de l’équipe ont toujours des contacts avec des collègues, des amis et leur famille. Aujourd’hui, dans cette situation exceptionnelle, je vous recommande de planifier au moins une fois par semaine une réunion vidéo avec les membres de votre équipe. Cela rejoint parfaitement le premier conseil et aide votre équipe (et vous-même) à garder une cohésion sociale dont nous avons tous besoin.

 

Conseil 4 – De l’appréciation, même à distance 

Pour maintenir la motivation de votre équipe, il est important de montrer de l’appréciation à vos employés. Lorsque vous travaillez en face à face avec les autres, vous montrez souvent inconsciemment cette appréciation à travers vos paroles, votre langage corporel, votre intonation… Dans un environnement virtuel, ces petits gestes et interactions spontanées disparaissent. La communication limitée qui subsiste sera plutôt concrètement concentrée sur le travail lui-même, ce qui peut entraîner le ressenti d’un manque d’appréciation auprès des employés. Saviez-vous que la communication écrite fait plus souvent l’objet d’une interprétation négative que la communication orale ? Soyez donc particulièrement attentif-ve à apprécier les efforts des membres de votre équipe. Vous pouvez le faire par e-mail, lors des réunions d’équipe par vidéo ou encore par l’organisation d’un moment virtuel plus informel pour célébrer ce que vous avez déjà accompli.

 

Conseil 5 – Des outils tech à la pointe  

La communication est une clé pour la bonne collaboration d’une équipe. Dans la situation virtuelle actuelle, cela signifie que votre équipe doit pouvoir organiser des réunions en ligne sans obstacles techniques et que tout le monde doit avoir facilement accès aux informations pertinentes. Demandez à votre service IT d’en faire une priorité et de jouer un rôle actif dans la résolution des problèmes.

 

Conseil 6 – Tenez votre équipe bien informée  

Tout le monde déteste l’incertitude. Bien informer votre équipe devrait donc être une de vos priorités. Alors que dans des circonstances normales, les membres de votre équipe ont souvent des contacts personnels entre eux et partagent des informations de manière informelle, les interactions entre les membres d’une équipe virtuelle sont moins fréquentes. Cela implique qu’en tant que manager, vous devez communiquer plus souvent et clairement avec votre équipe, y compris sur des sujets auxquels vous accordez habituellement moins d’attention. N’oubliez pas qu’il vaut mieux communiquer trop que trop peu. La communication vidéo est primordiale, surtout lorsque vous devez partager des messages plus difficiles ou sensibles.

 

Conseil 7 – Viser le long terme  

Certains collaborateurs continueront de fonctionner comme si rien n’avait changé, mais la plupart auront probablement besoin de temps pour s’adapter à cette situation exceptionnelle. Essayez de voir cette période comme un marathon et non comme un sprint. Votre objectif est de veiller sur les performances et le bien-être à long terme de vos collaborateurs. De nombreux employés subissent une pression psychologique accrue, en raison du manque de contacts sociaux, de la prise en charge de membres de la famille ou d’autres responsabilités. N’appliquez pas un régime strict où tout le monde doit faire autant d’heures ou de travail qu’auparavant, par exemple ; donnez plutôt à votre équipe une certaine latitude pour s’adapter à la situation actuelle. Votre équipe vous en remerciera et vous en récolterez les bénéfices sur le long terme.

 

Conseil 8 – Prendre soin de soi avant tout  

C’est un principe qui s’applique toujours, que vous dirigiez une équipe sur un lieu de travail ou virtuellement : vous ne pouvez diriger votre équipe de manière optimale que si vous prenez soin de votre propre bien-être. Mangez sainement, faites régulièrement de l’exercice, dormez bien, gardez le contact – virtuellement dans ce cas-ci – avec les autres et faites assez de pauses pour vous déconnecter de votre travail. Vos collaborateurs (et vos cohabitants) vous en seront reconnaissants.

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