Waarom de eerste én laatste minuten op het werk het belangrijkst zijn

Je hoeft niet per se langer te werken om meer gedaan te krijgen. Door je werkdag op een slimme manier te starten én af te sluiten maak je het verschil.
Duik jij ’s ochtends meteen in je mailbox zodra je op het werk toekomt? Geen goed idee! Een ondoordacht mailbeheer blijkt een van de belangrijkste redenen waarom onze productiviteit op het werk hapert, zo leert Johan D’Haeseleer, expert persoonlijke efficiëntie en oprichter van Extratijd.be, ons.

Laat je mailbox dicht 

Johan D’Haeseleer

95% van de mensen bewaren hun to do’s in hun mailbox. Een vlaggetje maakt hen duidelijk welke mails opgevolgd moeten worden’, zegt de efficiëntiecoach. ‘Om te weten wat hen te doen staat, openen ze ’s ochtends hun mailbox, waar ze tussen alle to-do’s ook een pak nieuwe mails vinden. Ons brein is zo geprogrammeerd dat we die nieuwe informatie haast automatisch gaan lezen. Resultaat? Onze aandacht verschuift en van die to do’s komt weinig in huis.’ Laat je mailbox nog even dicht en neem de eerste minuten op kantoor even de tijd om te bepalen wat je die dag wil realiseren.

 

Werk een taak af

In een ideale wereld heb je jouw mailbox niet nodig om te weten welke taken je te wachten staan. Johan D’Haeseleer zegt het volgende: ‘We leren mensen om op voorhand hun prioriteiten vast te leggen. Een goed georganiseerd en betrouwbaar takensysteem dat al je to do’s bevat – en dus niet enkel de taken die uit je mails voortvloeien – is van grote waarde. Het zorgt ervoor dat je niet voortdurend achter de feiten aanholt, maar zelf aan het stuur staat.

Probeer het eerste halfuur van de dag al meteen een taak af te werken, die je idealiter de avond ervoor klaargelegd hebt. Zo start je de dag meteen in een productieve modus. Dat zorgt voor een boost, die je ook de rest van de dag vleugels geeft.’

Je werkdag starten met een duidelijke planning is een goede zaak, maar dat betekent natuurlijk niet dat er geen extra werk op je bord kan belanden. ‘Een vraag van je baas of collega, dringende mails… kunnen ervoor zorgen dat je je prioriteiten alsnog moet bijstellen’, zegt Johan. ‘Hou daarbij het evenwicht tussen vraag en aanbod in de gaten. Overvolle takenlijsten zijn gedoemd om te mislukken. Heb je nog twee uurtjes tijd vrij? Dan kan je er geen taak van vijf uur bij duwen. Neen durven zeggen is heel belangrijk.’

 

Hulp nodig om je prioriteiten te bepalen? De Eisenhowermatrix is een handige tool die je op weg helpt.

 

 

 

Licht je collega’s in

Heb je op het einde van de werkdag soms ook het gevoel dat je amper iets verwezenlijkt hebt? Dan ben je niet alleen. Johan D’Haeseleer: ‘We leven in een echte onderbrekingscultuur, waardoor het niet makkelijk is om je aan je prioriteiten te houden.’ Sommige bedrijven voeren daarom ‘onderbrekingsvrije momenten’ in, of werken met lampjes die aanduiden of iemand wel of niet gestoord kan worden. Als dat bij jouw werkgever nog niet het geval is, neem dan zelf het initiatief. ‘Heb je een drukke dag voor de boeg? Vraag je collega’s dan ’s ochtends al om je zo weinig mogelijk te storen.’

 

LEES OOK: Vijf productiviteitsapps die je móét proberen

 

Probeer eens iets nieuws

Niet elke functie laat het toe om je planning zelf te bepalen. ‘Ik kan me voorstellen dat het voor marketingmanagers of IT-specialisten makkelijker is om met deze tips aan de slag te gaan, dan wanneer je een meer uitvoerende functie hebt’, zegt Johan D’Haeseleer. ‘Maar ook dan kan je je productiviteit een duwtje in de rug geven. Pak de dingen eens op een andere manier aan dan je gewend bent, bijvoorbeeld.’ Verandering werkt. Start je de dag steevast met het inboeken van orders en typ je ’s middags verslagen uit? Draai die volgorde dan eens om. Zelfs kleine veranderingen kunnen een verschil maken.

 

Vertrek met een leeg hoofd

Bijna tijd om naar huis te vertrekken? ‘Sluit je mailbox een halfuur voor het einde van de werkdag’, tipt de efficiëntiecoach. ‘Het heeft geen zin om nieuwe informatie op te nemen waarmee je die dag niets meer kan doen.’ Neem op het einde van de dag ook even tijd om de volgende dag voor te bereiden. ‘Sta stil bij welke capaciteit je de volgende werkdag ter beschikking hebt en bepaal welke taken prioriteit hebben. Zo vertrek je met een leeg hoofd naar huis, om daar de volgende to do’s af te werken.’

 

 

Ontvang onze nieuwsbrief vol tips

Wil jij graag op de hoogte blijven van het laatste carrière-advies? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief en ontvang wekelijks nuttige tips voor je carrière.

Ontvang onze nieuwsbrief vol tips

Wil jij graag op de hoogte blijven van het laatste carrière-advies? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief en ontvang wekelijks nuttige tips voor je carrière.

Schrijf me in

Verder lezen

6 niet te missen TED Talks over werk en carrière

Wat motiveert je in een job? En hoe solliciteer je succesvol wanneer je nauwelijks ervaring hebt? Bekijk deze TED Talks en ontdek de inzichten van internationale experten!